M-Files Alternativen

Alternativen · Dokumentenmanagement · Stand: 2026-10-03 · Redaktion

Du nutzt M-Files oder ziehst es in Betracht und willst wissen, was es sonst gibt? Hier findest du 7 Lösungen aus der Kategorie Dokumentenmanagement mit ihren Unterschieden.

Gründe für einen Wechsel

Zu M-Files wechseln Teams häufig, wenn Ordnerstrukturen unübersichtlich geworden sind und dieselben Dokumente mehrfach abgelegt werden. Vor einem Wechsel zu einem anderen System solltest du prüfen, wie sich die Metadaten exportieren lassen, denn ohne sie verlieren Dokumente ihre Ordnung. Auch die Abbildung bestehender Workflows verdient einen eigenen Testlauf. Ein kleiner Pilot in einer Abteilung zeigt, ob die Arbeitsweise im Team ankommt.

Übersicht

Software	Preismodell	Sitz	Deutsch	Open Source
M-Files	k. A.	k. A.	k. A.	nein
Amagno	k. A.	k. A.	ja	nein
DocuWare	Abo	k. A.	ja	nein
ecoDMS	k. A.	Deutschland	ja	nein
Paperless-ngx	Open Source	k. A.	k. A.	ja
d.velop	k. A.	Deutschland	ja	nein
ELO	k. A.	Deutschland	ja	nein
Mayan EDMS	k. A.	k. A.	k. A.	ja

Kurzporträts

1. Amagno

Das Angebot richtet sich an deutsche Unternehmen, die vom Ordner- und E-Mail-Chaos auf ein strukturiertes System umsteigen wollen. Besonders passend sind Büros und mittelständische Betriebe mit Belegen, Verträgen und Personalunterlagen, die eine leicht erlernbare Oberfläche bevorzugen. Konzerne mit…

Die Oberfläche von Amagno gibt es auf Deutsch.

Schwerpunkte: Visuelle Ansichten statt reiner Ordner, Suche über Inhalte, KI-gestützte Erkennung von Dokumenten

2. DocuWare

DocuWare ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, die als Cloud-Dienst genutzt werden kann. Eingehende Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen und E-Mails landen in einem zentralen Archiv, werden über Indexfelder beschrieben und lassen sich später per Volltext oder…

Die Oberfläche von DocuWare gibt es auf Deutsch.

Schwerpunkte: Workflows für Prüfung und Freigabe, Erfassung von Papier, E-Mail und Dateien, Berechtigungen auf Schrank- und Dokumentebene

3. ecoDMS

ecoDMS steht für den Ansatz einer Software, die du selbst installierst, statt sie ausschließlich als Cloud-Dienst zu mieten. Das unterscheidet sie von reinen SaaS-Angeboten und gibt mehr Kontrolle über Datenhaltung, verlangt aber eigene Pflege von Server und Datensicherung. Auf der Herstellerseite…

Die Oberfläche von ecoDMS gibt es auf Deutsch.

Schwerpunkte: Archivierung mit Volltextsuche, Texterkennung für gescannte Dokumente, Versionsverwaltung

4. Paperless-ngx

Zielgruppe sind Privatpersonen, Freiberufler und kleine Teams mit technischem Know-how, die Dokumente lokal archivieren möchten. Wer einen Server betreiben, Updates einspielen und Sicherungen organisieren kann, erhält ein kostenloses, flexibles System. Büros ohne IT-Betreuung oder mit Bedarf an ver…

Paperless-ngx ist Open Source und lässt sich auch selbst betreiben, M-Files nicht.

Schwerpunkte: Automatische Zuordnung durch maschinelles Lernen, Volltextsuche mit Trefferhervorhebung, E-Mail-Abruf mit Regeln

Weitere Optionen: d.velop, ELO, Mayan EDMS.

Checkliste für den Umstieg

Lässt sich der Datenbestand aus M-Files vollständig exportieren?
Bietet die neue Lösung einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen passenden Serverstandort?
Gibt es Schnittstellen zu den Tools, die ihr behalten wollt?
Wie lange läuft der bestehende Vertrag noch, und welche Kündigungsfrist gilt?

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