DocuWare Alternativen

Alternativen · Dokumentenmanagement · Stand: 2026-10-03 · Redaktion

Diese Seite stellt 7 Alternativen zu DocuWare aus dem Bereich Dokumentenmanagement vor, mit Vergleichstabelle und Kurzporträts.

Gründe für einen Wechsel

Ein Wechsel zu DocuWare kommt in Frage, wenn Belege bisher in Netzlaufwerken oder Papierordnern liegen und Freigaben per Mail laufen. Ein Wechsel weg davon kann sich lohnen, wenn Lizenzumfang und Einrichtungsaufwand zur Teamgröße nicht mehr passen oder eine Lösung mit stärkerer Anbindung an das eigene Microsoft-Umfeld gewünscht ist. Plane in beiden Richtungen den Export der Indexdaten und die Übernahme der Berechtigungen ein.

Vergleichstabelle

Software	Preismodell	Sitz	Deutsch	Open Source
DocuWare	Abo	k. A.	ja	nein
M-Files	k. A.	k. A.	k. A.	nein
ELO	k. A.	Deutschland	ja	nein
Mayan EDMS	k. A.	k. A.	k. A.	ja
Paperless-ngx	Open Source	k. A.	k. A.	ja
Amagno	k. A.	k. A.	ja	nein
ecoDMS	k. A.	Deutschland	ja	nein
d.velop	k. A.	Deutschland	ja	nein

Kurzporträts

1. M-Files

Das Produkt passt zu Teams, die Dokumente vielen Vorgängen gleichzeitig zuordnen müssen, etwa in Vertrieb, Qualitätsmanagement, Recht oder Projektarbeit. Auch Organisationen mit gewachsenen Ablagen auf Laufwerken profitieren, wenn sie schrittweise migrieren wollen. Wer lieber klassische Ordner nutz…

Im Fokus: Dynamische Ansichten auf dieselben Dokumente, Versionierung und Prüfhistorie, Workflows für Freigaben

2. ELO

ELO ist eine Software für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management des Unternehmens ELO Digital Office aus Stuttgart. Auf der Herstellerseite werden Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung, Archivierung und Datenanalyse als Kernthemen genannt, dazu Funktionen zur automatischen Do…

Im Fokus: Archivierung und Aufbewahrung, Automatische Dokumentenanalyse, E-Mail-Management

3. Mayan EDMS

Als Open-Source-Lösung bildet Mayan EDMS einen Gegenpol zu geschlossenen Cloud-Anbietern. Es bietet Bausteine, aus denen sich ein Archiv zusammensetzen lässt, verlangt dafür aber Konfigurationsarbeit. Im Vergleich zu Paperless-ngx ist der Anspruch eher der eines allgemeinen Dokumentensystems mit Me…

Mayan EDMS ist Open Source und lässt sich auch selbst betreiben, DocuWare nicht.

Im Fokus: Dokumenttypen mit eigenen Metadaten, Versionsverwaltung, Berechtigungen und Benutzerrollen

4. Paperless-ngx

Zielgruppe sind Privatpersonen, Freiberufler und kleine Teams mit technischem Know-how, die Dokumente lokal archivieren möchten. Wer einen Server betreiben, Updates einspielen und Sicherungen organisieren kann, erhält ein kostenloses, flexibles System. Büros ohne IT-Betreuung oder mit Bedarf an ver…

Paperless-ngx ist Open Source und lässt sich auch selbst betreiben, DocuWare nicht. Preislich arbeitet Paperless-ngx mit Open Source, während DocuWare Abo anbietet.

Im Fokus: Automatische Zuordnung durch maschinelles Lernen, Volltextsuche mit Trefferhervorhebung, E-Mail-Abruf mit Regeln

Außerdem in der Kategorie: Amagno, ecoDMS, d.velop.

So gelingt der Wechsel

Lässt sich der Datenbestand aus DocuWare vollständig exportieren?
Bietet die neue Lösung einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen passenden Serverstandort?
Gibt es Schnittstellen zu den Tools, die ihr behalten wollt?
Wie lange läuft der bestehende Vertrag noch, und welche Kündigungsfrist gilt?

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